Financial Petitions

Financial Petitions

Pétitions financières

York University can assist students in a variety of ways, not only through financial petitions. Please review the following information to ensure you address your issue with the correct department.

When should I apply for a financial petition?

If you answer yes to all of the below, submit a financial petition request:

  • You have experienced an unforeseen circumstance/event during an academic term which disallowed you to continue your studies
  • You have dropped the course in which you plan to submit a financial petition for, or have an approved academic petition for any courses without a “W” grade
  • It is within two terms1 following the term in question

Examples of unforeseen circumstances that took place during the term in question may include, but are not limited to, medical illnesses, death of an immediate family member, eviction notices, or assuming the role of a primary care giver.

Acceptable supporting documents to accompany your financial petition request includes the following, but is not limited to:

  • A signed doctor's note
  • Medical documents on letterhead
  • Death certificate including proof of relationship with deceased individual (if applicable)
  • Other third-party documentation that substantiates your circumstance

Note, supporting documentation is highly recommended to assist with the review process and decision making. Financial petition requests that are not accompanied by supporting documentations will be reviewed and additional information may be requested.

Refunds are automatically applied to your student account if you drop your courses after the start of classes, per the refund table. A financial petition request is not required to get these refunds.


What is the Financial Petition Review Process?

Twice every month, the Student Financial Services Team within the Office of the University Registrar reviews financial petition requests. Requests made within two terms1 of the course term in question and accompanied with acceptable supporting documentation will be notified of the results within one month of the request date.

Students who request a financial petition past two terms of the course term in question and/or do not have acceptable supporting documentation may be contacted to gather additional information. Further review may be required. Therefore, the results will be communicated within one month after the documentation has been received.

Financial Petition Requests that are not accompanied by supporting documentation and reflect an extenuating circumstance will be reviewed by the Financial Petitions Appeals Committee.


How Do I Submit a Financial Petition Request?

  1. Drop the course(s)2 for which you are requesting a credit/refund using the Registration and Enrolment Module (REM); or, have an approved academic petition for courses without a “W” grade.
  2. Gather all relevant supporting documentation to substantiate your unforeseen extenuating circumstance.
  3. Complete the online form and attach any relevant documents.


When Will I Receive My Refund, if Approved?

If your financial petition request is approved, a refund will be issued to your student account within two weeks of the decision letter.

If you were receiving OSAP during the study period of the course(s) in question, York University is required by the Ministry of Colleges and Universities to send all or part of the refund directly to the National Student Loans Service Centre (NSLSC). As outlined in the terms and conditions of the Master Student Financial Assistance Agreement (MSFAA). The refund amount will be applied to your outstanding student loans to reduce the principal owing.


I have Issues with My Student Account

Issues with your student account does not require a financial petition. Should you have any questions or concerns with your student account transactions with regards to payments or charges, please contact Student Support & Advising.

If you begin to experience difficulty keeping your student account in good standing, it is advised that you make an appointment with an advisor at Student Support & Advising to discuss the financial resources available to you. In addition, the Scholarship, Awards and Bursaries program offers financial assistance to students in need.


Faculty-Related Considerations

If you experience concerns with the pedagogical relationship of course instructor and student — that is, the organization of a course, grading practices or conduct of instructors — please contact the Office of the Dean responsible for the faculty associated with the course.


What is the Financial Petition Appeals Process?

If you have received an undesirable financial petition result and would like to appeal the decision, you may do so if any of the following are applicable:

  • Circumstances have changed
  • New information is available that was not previously provided

To do so, please complete the Financial Petition Submission form. All appeals will be reviewed by the Financial Petitions Committee.


Financial Petitions Committee (FPC)

The FPC meets on a monthly basis to review all financial petition appeals. A quorum of four individuals is necessary to proceed with the review. Committee members include:

  • Student Financial Services
  • Student Support & Advising
  • Student Accessibilities Services
  • Faculty Representative

This committee will follow guidelines set forth by Student Financial Services and use-cases of similar circumstances, when reviewing each financial petition request/appeal. Results from the committee may include denials, approvals with prorated refunds, or approvals with full refunds. The results of the committee will be communicated to students within one month of the committee meeting. All decisions made by the committee are final.


1 Two terms: For example: An event occurs during Fall 2022 that resulted in your inability to continue with your studies during that term. You have until the end of Summer 2023 to submit a financial petition request for the course(s) that you were enrolled in during Fall 2022.


2 Important note about dropping courses: if the deadline has passed to drop the course(s), you must submit a complete academic petition package. Your academic petition must be successful before your financial petition can be considered.

  • Students in Osgoode Hall Law School, submit your package to Osgoode Student Financial Services, 1012 Ignat Kaneff Building
  • Students in the Faculty of Graduate Studies (FGS), submit your request using FGS academic petition and attending physician forms, directly to the Office of the Dean, 230 York Lanes. Information can be found on the FGS website.

L’Université peut aider la communauté étudiante de diverses manières, et pas seulement avec des pétitions financières. Veuillez consulter les informations suivantes afin de vous assurer d’envoyer votre demande au bon service.

Quand dois-je demander une pétition financière?

Si vous répondez par l’affirmative à toutes les questions ci-dessous, présentez une demande de pétition financière :

  • Vous avez subi une circonstance ou un événement imprévu au cours d’un trimestre universitaire qui vous a empêché de poursuivre vos études.
  • Vous avez abandonné le cours pour lequel vous avez l’intention de présenter une demande de financement, ou vous avez une demande académique approuvée pour tout cours avec une note « W ».
  • Vous la présentez au cours des deux sessions1 suivant le trimestre en question.

Les circonstances imprévues survenues au cours de la période en question peuvent comprendre, notamment, des maladies, le décès d’un membre de la famille immédiate, des avis d’expulsion ou le fait d’assumer le rôle de principal proche aidant.

Les documents justificatifs acceptés pour accompagner votre demande de pétition financière sont les suivants, sans s’y limiter :

  • Certificat médical signé
  • Documents médicaux sur papier à en-tête
  • Certificat de décès avec preuve du lien de parenté avec la personne décédée (le cas échéant)
  • Tout autre document émanant d’un tiers et justifiant votre situation

Il est vivement recommandé de fournir des documents justificatifs pour faciliter le processus d’examen et la prise de décision. Les demandes de pétition financière qui ne sont pas accompagnées de documents justificatifs seront examinées et des renseignements supplémentaires pourront être demandés.

Les remboursements sont automatiquement appliqués à votre compte étudiant si vous abandonnez vos cours après le début des cours, conformément au tableau des remboursements. Une demande de pétition financière n’est pas nécessaire pour obtenir ces remboursements.


Qu’est-ce que la procédure d’évaluation des pétitions financières?

Deux fois par mois, l’équipe des Services financiers aux étudiants du Bureau du registraire de l’Université examine les demandes de pétition financière. Dans le cas de demandes présentées au cours des deux sessions1 suivant le trimestre en question et accompagnées de pièces justificatives acceptables, les résultats seront communiqués dans les 30 jours suivant la demande.

Les étudiantes et étudiants qui présentent une pétition financière aprèsles deux sessions du trimestre en question et/ou qui n’ont pas de documents justificatifs acceptables peuvent avoir à fournir, sur demande, des renseignements supplémentaires. Une évaluation plus approfondie peut s’avérer nécessaire. Par conséquent, les résultats seront communiqués un mois après la réception des documents.

Les demandes de pétition financière qui ne sont pas accompagnées de documents justificatifs et qui reflètent une circonstance atténuante seront examinées par le Comité d’appel des pétitions financières.


Comment soumettre une demande de pétition financière?

  1. Abandonnez le ou les cours2 pour lesquels vous demandez un crédit/remboursement en utilisant le module d’inscription et d’enregistrement (REM); ou faites approuver une pétition académique pour les cours avec une note « W ».
  2. Rassemblez tous les documents pertinents pour justifier votre circonstance atténuante imprévue.
  3. Remplissez le formulaire en ligne et joignez tous les documents pertinents.


Quand recevrai-je mon remboursement, s’il est approuvé?

Si votre demande de pétition financière est approuvée, un remboursement sera versé sur votre compte étudiant dans les deux semaines suivant la lettre de décision.

Si votre demande de pétition financière est approuvée, un remboursement sera versé sur votre compte étudiant dans les deux semaines suivant la lettre de décision. Si vous avez reçu un financement du RAFEO pendant la période d’études du ou des cours en question, l’Université York est tenue par le ministère des Collèges et Universités d’envoyer la totalité ou une partie du remboursement directement au Centre de service national de prêts aux étudiants (CSNPE). Comme indiqué dans les termes et conditions de l’Entente maîtresse sur l’aide financière aux étudiants (EMAFE), le montant du remboursement sera appliqué à vos prêts étudiants en cours afin de réduire le capital dû.


J’ai des problèmes avec mon compte étudiant

Les problèmes liés à votre compte étudiant ne nécessitent pas de pétition financière. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant les transactions de votre compte étudiant en matière de paiements ou de frais, veuillez contacter le Service Aide et conseils aux étudiants.

Si vous commencez à avoir du mal à régler votre compte étudiant, nous vous conseillons de prendre rendez-vous avec une personne du Service Aide et conseils aux étudiants pour discuter des ressources financières à votre disposition. Par ailleurs, le programme de bourses d’études, de prix et de récompenses offre une aide financière aux étudiantes et étudiants dans le besoin.


Considérations relatives au corps professoral

Si vous avez des doutes sur la relation pédagogique entre un membre du personnel enseignant et la communauté étudiante, c’est-à-dire sur l’organisation d’un cours, les pratiques de notation ou la conduite des enseignants, veuillez contacter le Bureau décanal de la faculté associée au cours.


Quelle est la procédure d’appel en matière de pétition financière?

Si vous avez reçu une réponse défavorable à votre pétition financière et que vous souhaitez faire appel de la décision, une des conditions suivantes doit être remplie :

  • Les circonstances ont changé
  • De nouvelles informations sont disponibles qui n’avaient pas été fournies auparavant

Pour ce faire, veuillez remplir le Formulaire de pétition financière. Tous les recours seront examinés par le Comité des pétitions financières.


Comité des pétitions financières (CPF)

Le CPF se réunit tous les mois pour examiner tous les recours relatifs aux pétitions financières. Un quorum de quatre personnes est nécessaire pour procéder à l’évaluation. Le comité est composé des membres suivants :

  • Services financiers aux étudiants
  • Aide et conseils aux étudiants
  • Services en accessibilité aux étudiants
  • Représentants facultaires

Ce comité suivra les lignes directrices établies par les Services financiers aux étudiants et les cas d’utilisation de circonstances similaires, lors de l’évaluation de chaque demande/appel de pétition financière. Les résultats du comité peuvent inclure un refus, une approbation avec des remboursements au prorata ou une approbation avec des remboursements complets. Les résultats du comité sont communiqués aux étudiantes et étudiants dans le mois qui suit sa réunion. Toutes les décisions prises par le comité sont définitives.


1 Deux sessions : Par exemple : Un événement s’est produit au cours de l’automne 2022 qui vous a empêché de poursuivre vos études pendant ce trimestre. Vous avez jusqu’à la fin de l’été 2023 pour soumettre une demande d’aide financière pour le ou les cours auxquels vous étiez inscrit(e) à l’automne 2022.


2 Note importante concernant l’abandon de cours : : si la date limite pour abandonner le(s) cours est dépassée, vous devez soumettre un dossier complet de pétition académique. Votre pétition académique doit être acceptée avant que votre pétition financière ne soit prise en compte.

  • Étudiantes et étudiants de l’École de droit Osgoode Hall, envoyez votre dossier aux Services financiers aux étudiants d’Osgoode, 1012, édifice Ignat Kaneff.
  • Étudiantes et étudiants de la Faculté des études supérieures (FGS) , soumettez votre demande à l’aide des Formulaires de pétition académique et de médecin traitant de la FGS, directement au Bureau décanal, 230 York Lanes. Des informations sont disponibles sur le site Web de la FGS.